RPM gebruikt een vragenlijst als drager van de genetische code van het teamnetwerk. Dat heeft het voordeel dat antwoorden niet voorgeschreven worden, maar dat er juist ruimte is voor variatie. Verder kan een vragenlijst helpen bij het ontwikkelen van managementvaardigheden, vragen stellen is immers vaak een goede manier van trainen. Een vragenlijst heeft bovendien enkele specifieke voordelen boven andere vormen van documentaire vastlegging zoals een manifest of een cursusmap. Een vragenlijst ligt namelijk niet in de kast maar wordt regelmatig gebruikt bij de mijlpalen van de planningcyclus (opstellen planning, voortgangsgesprekken). Dat helpt om het begrippenkader levend te houden. Een vragenlijst brengt bovendien structuur in de ‘verhalen’ van teams. Dat scheelt tijd en vereenvoudigt uitwisseling tussen teams. Een vragenlijst, tenslotte, is een praktisch vertrekpunt voor een intranetapplicatie.

Een vragenlijst is daarmee een bruikbaar hulpmiddel in het licht van de eerder genoemde condities van variatie en interactie. Ook taalvernieuwing is met een vragenlijst gemakkelijker dan met een beschrijvend document. Het geregelde gebruik levert een voortdurende stroom van terugkoppeling die als vanzelf aanzet tot uitbrengen van nieuwe versies.

Zelforganisatie is bij voorkeur niet het enige doel van de vragenlijst. De vragenlijst kan ook gebruikt worden voor het ontwikkelen van managementcompetenties bij teams en bij managers. Stel bijvoorbeeld dat er behoefte is aan meer trendinzicht. In de vragenlijst kunnen dan vragen opgenomen worden over informatiebronnen of over trendindicatoren. Gaat het over kwaliteit da n kunnen vragen opgenomen worden over risico’s, over alternatieve vormen van kwaliteitsborging, auditing, toetsingskaders, etc. Een andere mogelijk gebruik is het consolideren van een planningcyclus voor teams. Dan kan het helpen om in de vragenlijst specifieke vragen op te nemen over lange termijn ontwikkelingen en streefdoelen, over actuele omstandigheden en realistische korte termijn doelen, over voortgang, bijsturen en verbeteren. Dergelijke parallelle doelstellingen versterken het bestaansrecht van de vragenlijst als een centraal managementinstrument van de organisatie en ze maken het gemakkelijker om aansluiting te vinden bij KAM-systemen, planning & control, ICT, HRM en andere centrale functies.

Sommige vragen zullen eens per jaar aan bod komen, andere vaker. Dit onderscheid kan gebruikt worden om vragen te groeperen naar toepassing. Dan krijg je bijvoorbeeld dat alle vragen die in een driemaandelijks voortgangsgesprek relevant zijn als een blok of een pagina gegroepeerd worden. De vragenlijst is dan niet alleen een stramien op het intranet, maar ook de leidraad voor een geïntensiveerde dialoog tussen managers en teams. Een direct effect van een uitgebreide vragenlijst voor teams is dat het oprichten van een nieuw team een snelle actie kan worden. Het wordt een kwestie van mensen bij elkaar zoeken, een voor iedereen bekende vragenlijst langslopen en daarmee een nieuw verhaal opstellen. De routine die de organisatie hierin krijgt maakt spontane acties en experimenten gemakkelijker.